DI naudojimo tvarka atsako į tris darbuotojų klausimus: kokius dirbtinio intelekto įrankius galiu naudoti, kokios informacijos į juos įvesti negalima ir kas atsako už DI parengtą rezultatą. Gera tvarka telpa į du ar tris puslapius, joje pateikiama konkrečių pavyzdžių ir nurodomas vienas atsakingas asmuo. Ji taip pat padeda įrodyti, kad įmonė pasirūpino DI raštingumu, kurio nuo 2025 m. vasario 2 d. reikalauja DI akto 4 straipsnis.
Kodėl tvarka reikalinga net mažai įmonei?
Jei įmonėje nėra taisyklių, darbuotojai vis tiek naudoja DI, tik per asmenines paskyras ir be jokių apribojimų. Tai vadinama šešėliniu DI. Problema yra ne pats įrankis, o tai, kad niekas nežino, kur atsiduria klientų sutartys, asmens duomenys ar neskelbta finansinė informacija.
Tvarka naudinga dėl trijų priežasčių:
- Aiškumas darbuotojams. Žmonės nori naudoti DI, bet nežino, kas leidžiama. Aiškus sąrašas sumažina klausimų ir klaidų skaičių.
- Duomenų apsauga. BDAR 32 straipsnis reikalauja tinkamų organizacinių priemonių, o draudžiamų duomenų sąrašas yra viena jų.
- Įrodymas. Jei klientui, auditoriui ar priežiūros institucijai kils klausimų, galėsite parodyti, kas ir kada nustatyta.
Ką turi apimti DI naudojimo tvarka?
| Skyrius | Ką jame nustatyti |
|---|---|
| Tikslas | Kodėl tvarka priimta ir ką ji saugo |
| Taikymo sritis | Kam taikoma: darbuotojams, praktikantams, rangovams |
| Leidžiami įrankiai | Konkretūs įrankiai ir paskyrų tipai, naujų įrankių tvirtinimas |
| Draudžiami duomenys | Duomenų kategorijos su pavyzdžiais |
| Rezultatų tikrinimas | Kas ir kaip patikrina DI parengtą turinį |
| Atsakomybė | Atsakingas asmuo ir jo užduotys |
| Mokymai | Kas, kada ir kaip mokomas, kur tai fiksuojama |
| Incidentai | Kam ir per kiek laiko pranešti |
| Peržiūra | Kada tvarka atnaujinama |
Dažniausia klaida yra pernelyg bendri draudimai, pavyzdžiui, „neįvesti konfidencialios informacijos“. Darbuotojas nežino, ar kliento el. laiškas yra konfidenciali informacija. Pateikite pavyzdžių.
DI naudojimo tvarkos šablonas
Įrašykite įmonės duomenis į laukus, tada spausdinkite (arba išsaugokite PDF formatu) arba nukopijuokite tekstą į savo dokumentų sistemą. Laužtiniuose skliaustuose esantį tekstą pritaikykite savo situacijai.
Pritaikykite šabloną savo įmonei
Įrašykite duomenis, ir jie atsiras šablono tekste žemiau. Niekas nesiunčiama, viskas vyksta jūsų naršyklėje.
Rezultatas apskaičiuojamas automatiškai pagal jūsų atsakymus. Jis yra apytikslis ir rekomendacinio pobūdžio, nėra individualus vertinimas ar konsultacija. Sprendimus priimate savo nuožiūra ir atsakomybe. Atsakomybės apribojimas.
[Įmonės pavadinimas]
Dirbtinio intelekto įrankių naudojimo tvarka
Įsigalioja [data]
1. Tikslas. Ši tvarka nustato, kaip [Įmonės pavadinimas] darbuotojai saugiai ir atsakingai naudoja dirbtinio intelekto (DI) įrankius, kad būtų apsaugoti klientų, darbuotojų ir įmonės duomenys, o DI parengti rezultatai būtų teisingi.
2. Taikymo sritis. Tvarka taikoma visiems darbuotojams, praktikantams ir rangovams, kurie dirba su įmonės informacija, neatsižvelgiant į tai, ar DI įrankis naudojamas įmonės, ar asmeniniame įrenginyje.
3. Leidžiami įrankiai.
3.1. Darbo užduotims galima naudoti tik šiuos įrankius ir tik per įmonės suteiktas paskyras: [įrankių sąrašas].
3.2. Asmeninės ir nemokamos DI paskyros darbo informacijai tvarkyti nenaudojamos.
3.3. Naujas DI įrankis, naršyklės plėtinys ar integracija pradedami naudoti tik gavus atsakingo asmens pritarimą. Prieš pritariant patikrinama tiekėjo duomenų tvarkymo sutartis, duomenų saugojimo vieta ir tai, ar duomenys nenaudojami modeliams mokyti.
3.4. DI įrankiams negalima suteikti prieigos prie el. pašto, failų saugyklų ar verslo sistemų be atsakingo asmens pritarimo.
4. Draudžiami duomenys. Į DI įrankius draudžiama įvesti, įkelti ar įklijuoti:
4.1. asmens kodus, asmens dokumentų numerius, banko sąskaitų ir mokėjimo kortelių duomenis;
4.2. sveikatos, biometrinius ir kitus specialių kategorijų asmens duomenis;
4.3. slaptažodžius, prieigos raktus, API raktus ir kitus prisijungimo duomenis;
4.4. klientų sutartis, pasiūlymus ir kainas, jei klientas nesutiko ar sutartis tai draudžia;
4.5. neskelbtą finansinę informaciją, darbuotojų atlyginimų duomenis ir vertinimus;
4.6. komercines paslaptis ir šaltinio kodą, jei atsakingas asmuo nenustatė kitaip.
Jei abejojate, duomenų neįveskite ir klauskite atsakingo asmens. Kai įmanoma, duomenys prieš naudojimą nuasmeninami (vardai, kodai, adresai pakeičiami bendriniais žymenimis).
5. Rezultatų tikrinimas.
5.1. DI gali klysti ir pateikti įtikinamai skambančią, bet neteisingą informaciją.
5.2. Kiekvieną DI parengtą tekstą, skaičiavimą, vertimą ar kodą, kuris siunčiamas klientui, skelbiamas viešai ar naudojamas sprendimui priimti, peržiūri darbuotojas ir už jį atsako kaip už savo darbą.
5.3. Faktai, skaičiai, nuorodos į teisės aktus ir citatos patikrinami pagal pirminį šaltinį.
5.4. DI nenaudojamas sprendimams dėl darbuotojų atrankos, vertinimo ar atleidimo priimti be atskiro atsakingo asmens ir teisininko įvertinimo.
6. Atsakomybė.
6.1. Už šią tvarką atsakingas [vardas, pavardė arba pareigos].
6.2. Atsakingas asmuo tvirtina naujus įrankius, tvarko leidžiamų įrankių sąrašą, konsultuoja darbuotojus ir priima pranešimus apie incidentus.
6.3. Padalinių vadovai užtikrina, kad jų darbuotojai būtų susipažinę su tvarka.
7. Mokymai.
7.1. Kiekvienas darbuotojas prieš pradėdamas naudoti DI supažindinamas su šia tvarka ir dalyvauja įvadiniuose mokymuose.
7.2. Mokymai pritaikomi pagal pareigas ir naudojamus įrankius, kartojami bent kartą per metus.
7.3. Mokymų data, dalyviai ir temos fiksuojami mokymų žurnale.
8. Incidentai.
8.1. Jei į DI įrankį pateko draudžiamų duomenų, klientas gavo klaidingą DI parengtą informaciją ar DI įrankis veikia neįprastai, darbuotojas nedelsdamas, ne vėliau kaip per [24 valandas], praneša atsakingam asmeniui.
8.2. Jei incidentas susijęs su asmens duomenimis, taikoma įmonės asmens duomenų saugumo pažeidimų valdymo tvarka (BDAR 33 str. numato 72 valandų terminą pranešti priežiūros institucijai, kai to reikia).
9. Peržiūra.
9.1. Tvarka peržiūrima bent kartą per metus ir pradedant naudoti naują DI įrankį, jungiant DI prie įmonės sistemų ar pasikeitus teisės aktams.
9.2. Darbuotojai su pakeitimais supažindinami per [10 darbo dienų].
Patvirtinta [vadovo pareigos, vardas, pavardė, parašas]
Kaip įdiegti tvarką per dvi savaites?
Išsiaiškinkite, kas naudojama
Atlikite trumpą anoniminę apklausą apie tai, kokius DI įrankius darbuotojai naudoja ir kam. Atsakymai dažnai nustebina.
Pasirinkite leidžiamus įrankius
Rinkitės verslo planus su duomenų tvarkymo sutartimi. Palyginimą rasite puslapyje „Ar saugu naudoti ChatGPT darbe“.
Pritaikykite šabloną
Įrašykite konkrečius įrankius, savo draudžiamų duomenų pavyzdžius ir atsakingą asmenį.
Patvirtinkite ir apmokykite
Patvirtinkite tvarką įsakymu, surenkite valandos trukmės mokymus ir užfiksuokite juos mokymų žurnale.
Pasinaudokite nemokama DI saugumo savitikra ir patikrinkite, ar tvarka pašalina visas spragas.
Ši informacija yra bendro pobūdžio ir nėra teisinė konsultacija. Šabloną pritaikykite savo veiklai, o dėl darbo teisės, duomenų apsaugos ar konkrečiam sektoriui taikomų reikalavimų konkrečiu atveju pasitarkite su teisininku.
Norite tvarkos, pritaikytos jūsų įmonei?
Parašykite, kokius DI įrankius naudojate ir kiek turite darbuotojų. Padėsime parengti tvarką ir supažindinti su ja komandą.
Dažniausi klausimai
Ar įmonei privaloma turėti DI naudojimo tvarką?
Nei DI aktas, nei BDAR nereikalauja atskiro dokumento tokiu pavadinimu. Tačiau DI akto 4 straipsnis įpareigoja užtikrinti darbuotojų DI raštingumą, o BDAR reikalauja tinkamų organizacinių priemonių. Rašytinė tvarka yra paprasčiausias būdas parodyti, kad taisyklės nustatytos ir darbuotojai su jomis supažindinti.
Kiek puslapių turi būti DI naudojimo tvarka?
Dažniausiai pakanka dviejų ar trijų puslapių. Ilgas dokumentas, kurio niekas neskaito, naudos neduoda. Svarbiausia turėti aiškų leidžiamų įrankių sąrašą, konkrečių draudžiamų duomenų pavyzdžių ir vieną atsakingą asmenį.
Kaip patvirtinti DI naudojimo tvarką?
Įprastai tvarka tvirtinama vadovo įsakymu, o darbuotojai su ja supažindinami pasirašytinai arba per elektroninę sistemą. Jei tvarka keičia darbo sąlygas ar kontrolę darbo vietoje, pasitarkite su teisininku dėl pareigų informuoti darbuotojus ir su jais konsultuotis.
Ar užtenka uždrausti DI naudojimą?
Visiškas draudimas dažnai baigiasi tuo, kad darbuotojai DI naudoja slapta, per asmenines paskyras. Saugiau leisti naudoti patikrintus įrankius verslui skirtomis sąlygomis ir aiškiai pasakyti, kokių duomenų į juos įvesti negalima.
Kaip dažnai atnaujinti tvarką?
Bent kartą per metus ir kiekvieną kartą, kai įmonė pradeda naudoti naują DI įrankį, prijungia DI prie savo sistemų ar keičiasi teisės aktai. DI akto taikymo grafikas dar keičiamas, todėl verta sekti oficialius pranešimus.